Pflichten des Mediators während der Mediation – Teil 3

Neben den gesetzlichen Pflichten aus dem ZivMediatG (siehe Teil 1 und Teil 2) bildet der Mediationsvertrag die zivilrechtliche Grundlage des Verfahrens. Er regelt die Rechtsbeziehung zwischen den Parteien und dem Mediator und wird regelmäßig in der ersten gemeinsamen Sitzung – entweder durch mündliche Einigung oder auf Basis eines schriftlichen Dokuments – abgeschlossen. Der Mediationsvertrag kommt demnach ungeachtet davon zustande, ob ein Vertrag unterschrieben wird, oder nicht. Entscheidend ist jedoch, welchen Inhalt er hat und ob diese Konsequenzen allen Beteiligten bewusst sind. In diesem Artikel soll es um die Vorteile eines schriftlichen Mediationsvertrages gehen.

Warum schriftlich? Der Mehrwert eines schriftlichen Mediationsvertrags

Ein schriftlicher Mediationsvertrag beinhaltet nicht nur die Vereinbarung zwischen den Parteien und dem Mediator, sondern kann wichtige Aspekte des Mediationsprozesses dokumentieren und transparent machen:

Anwendbarkeit des ZivMediatG: Thema und Konflikt klären den rechtlichen Rahmen

Ob das ZivMediatG zur Anwendung kommt, hängt davon ab, ob (i) ein Konflikt vorliegt, (ii) ein Zivilgericht in diesem Fall zuständig wäre und (iii) ob die Mediation von einem eingetragenen Mediator geführt wird. Es muss sich demnach um eine zivilrechtliche Streitigkeit handeln, die grundsätzlich vor einem staatlichen Gericht oder Schiedsgericht verhandelt werden könnte, etwa Vertragsstreitigkeiten zwischen Unternehmen und Organisationen, gesellschaftsrechtliche Auseinandersetzungen (Gesellschafterkonflikte) oder andere wirtschaftsrechtliche Streitigkeiten (aus B2B Beziehungen) sowie familienrechtliche Angelegenheiten, Erbschaftsstreitigkeiten oder Nachbarschaftskonflikte. Konfliktprävention oder rein interne Organisationsfragen fallen nicht in den Anwendungsbereich.

Ein schriftlicher Mediationsvertrag, der Thema und Gegenstand der Mediation festhält, gibt demnach Aufschluss darüber, ob das ZivMediatG anwendbar ist und welche Rechtsfolgen daraus folgen – insbesondere die gesetzliche Verschwiegenheitspflicht des Mediators, das Zeugnisverweigerungsrecht sowie die Fortlaufshemmung von Verjährungsfristen. Diese Einordnung ist für die Parteien wesentlich, um die rechtlichen Rahmenbedingungen des Verfahrens (von Anfang an) richtig einschätzen zu können.

Beginn der Mediation: Dokumentation und Fristenhemmung

Mit Beginn einer Mediation nach dem ZivMediatG tritt kraft Gesetzes die Hemmung von Verjährungsfristen ein (§ 22 Abs 1 ZivMediatG). Als Beginn gilt der Zeitpunkt, zu dem die Parteien übereingekommen sind, ihren Konflikt durch Mediation zu lösen. Das kann auch vor der ersten Sitzung bzw. vor Unterzeichnung eines schriftlichen Mediationsvertrags liegen, etwa wenn sich die Parteien bereits vor der ersten Sitzung darauf verständigt haben, ihren Konflikt durch Mediation zu lösen. Die Unterzeichnung dokumentiert jedenfalls den spätmöglichsten Zeitpunkt, ab dem die Fristenhemmung zweifelsfrei wirksam ist.

Themenabgrenzung: Welche Ansprüche sind erfasst?

Die Fristenhemmung nach § 22 ZivMediatG bezieht sich ausschließlich auf jene Ansprüche, die ausdrücklich in die Mediation einbezogen werden. Ein schriftlicher Mediationsvertrag dokumentiert, welche Themen und Ansprüche erfasst sind – und welche nicht. Dies gibt den Parteien Klarheit darüber, was innerhalb der Mediation bearbeitet wird und welche Ansprüche gegebenenfalls parallel abgesichert oder gesondert verfolgt werden müssen. Eine ungenaue oder fehlende Abgrenzung kann dazu führen, dass Fristen unbemerkt ablaufen oder Rechtsunsicherheit über die Reichweite der Hemmung entsteht.

Eine Ausnahme gilt im Familienrecht: Betrifft die Mediation Rechte und Ansprüche aus dem Familienrecht, so umfasst die Hemmung auch ohne ausdrückliche schriftliche Vereinbarung sämtliche wechselseitigen familienrechtlichen Ansprüche, sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren, sodass in familienrechtlichen Mediationen regelmäßig ein weitergehender Schutz der Ansprüche besteht, ohne dass jeder einzelne Anspruch benannt werden muss.

Transparenz bei Interessenkonflikten: Offenlegung und Zustimmung dokumentieren

Der Mediator ist verpflichtet, alle Umstände offenzulegen, die seine Unabhängigkeit oder Neutralität beeinträchtigen könnten (§ 16 ZivMediatG). In bestimmten Fällen können die Parteien dennoch ausdrücklich zustimmen, dass die Mediation trotz eines möglichen Interessenkonflikts durchgeführt wird. Ein schriftlicher Mediationsvertrag kann diese Offenlegung und die Zustimmung aller Parteien dokumentieren. 

Verschwiegenheit zwischen den Parteien: Ein häufiges Missverständnis

Ein verbreiteter Irrglaube ist, dass alle Teilnehmer einer Mediation automatisch zur Verschwiegenheit über die Inhalte und Gespräche verpflichtet sind. Das ist nicht korrekt.

Das ZivMediatG regelt ausschließlich die Verschwiegenheit des Mediators (§ 18 ZivMediatG). Die Parteien selbst sind gesetzlich nicht zur Verschwiegenheit verpflichtet – weder gegenüber Dritten noch untereinander. Sie können nach Abschluss der Mediation grundsätzlich über die Inhalte sprechen, sofern keine anderweitige Vereinbarung getroffen wurde.

Ist Diskretion und Vertraulichkeit gewünscht, müssen die Parteien eine entsprechende Verschwiegenheitsvereinbarung abschließen. Diese kann Teil des Mediationsvertrags sein oder auch separat geregelt werden. 

Spielregeln für die Dauer der Mediation: Schutz des Verfahrens

Die Parteien können sich vertraglich verpflichten, während der Mediation keine gerichtlichen oder behördlichen Verfahren einzuleiten oder fortzusetzen. Diese Stillhalteverpflichtung schützt den Mediationsprozess vor parallelen Eskalationen und signalisiert den gemeinsamen Willen, eine Lösung im Rahmen der Mediation zu finden.

Ein schriftlicher Mediationsvertrag kann auch regeln, wie mit der Einbeziehung externer Berater umgegangen wird, ob Einzelgespräche zwischen dem Mediator und einzelnen Parteien möglich sind und unter welchen Bedingungen diese stattfinden dürfen.

Grenzen der vertraglichen Gestaltungsfreiheit

So flexibel der Mediationsvertrag auch ist, er unterliegt klaren rechtlichen Grenzen.

Soweit das ZivMediatG anwendbar ist, können die darin normierten Pflichten des Mediators nicht vertraglich aufgehoben oder eingeschränkt werden. Insbesondere die Pflichten zur Unabhängigkeit, Allparteilichkeit, Verschwiegenheit und Aufklärung sind zwingend. Eine Vereinbarung, die diese Pflichten ausschließt oder abschwächt, wäre unwirksam.

Fazit

Ein gut gestalteter Mediationsvertrag schafft Klarheit von Anfang an und trägt dazu bei, dass die Mediation auf einer soliden rechtlichen Grundlage durchgeführt werden kann.

Vor Abschluss eines Mediationsvertrags empfiehlt sich ein kurzer Check:

• Anwendbarkeit: Ist klar, ob das ZivMediatG zur Anwendung kommt und welche Rechtsfolgen daraus folgen?
• Thema: Ist der Gegenstand der Mediation hinreichend bestimmt, sodass erkennbar ist, welche Ansprüche von der Fristenhemmung erfasst sind?
• Beginn: Ist dokumentiert, wann die Mediation beginnt?
• Verschwiegenheit: Ist geklärt, ob die Parteien untereinander zur Verschwiegenheit verpflichtet sein sollen? 
• Offenlegungen: Wurden mögliche Interessenkonflikte transparent gemacht und dokumentiert? 
• Grenzen: Wurde darauf geachtet, dass gesetzliche Pflichten nicht abbedungen und unzulässige Klauseln vermieden wurden?

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Artikel die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.